人事労務管理と人材マネジメントに関する情報発信

会社に求められるマイナンバー対策

今後、すべての会社でコンプライアンス上の問題に直面するのが マイナンバー の取り扱いだ。 マイナンバーとは国民一人ひとりに振り当てられる番号で、名前、生年月日、性別、住所という基本４情報と共に管理される。 今後、私たち国民と政府機関とのやり取りは基本的にマイナンバーを使って行われることになる。

マイナンバーを定めた法律の目的条文では、行政側の狙いとして挙げられているのは、効率的な情報の管理、迅速な情報の授受、 行政運営の効率化、 公正な給付と負担の確保などだ。一方、国民の側のメリットとして、手続きの簡素化による負担の軽減、 本人確認の簡易な手段、利便性の向上が掲げられている。マイナンバー法（番号法）は個人情報保護法の特別法という位置づけになっており、 個人情報保護法よりも厳しい罰則規程が定められている。

マイナンバーの仕組み

国民一人ひとりに番号を付与して情報を管理しようとする考えは、古くはグリーンカードや納税者番号制度のような形で何度も持ち上がり、 その都度、頓挫してきた。プライバシーの侵害、情報漏洩、所得がガラス張りなるといった点が懸念され、反対が沸き上がった。

それが一転、法律が成立した背景には、自然災害や経済危機が相次ぎ、行政が支援策を打ち出しても、それぞれの役所が国民の情報を ハラバラに管理しているため、必要な支援が本当にそれを必要としている人に届かない問題が相次いだことがある。

また支援を受ける側も複数の役所の情報を集め、様々な役所で手続きをする必要があり、情報が十分に入手できない、 手続きが煩雑になるといった問題に直面した。さらに消えた年金問題により情報管理の必要性を痛感させる事態も起こった。 このため縦割り行政の非効率さや、税や給付の不公平感の解消を図る必要が焦眉の急となってきた。

マイナンバーは、当面、国税・地方税という「税金」、年金・医療・介護・労働・福祉の「社会保険」、「防災」の分野から利用が始まる。 H27年の10月から、一人ひとりに個人番号と基本４情報だけが記載された紙の「通知カード」が配布される。 そして、別途手続きをすれば、この通知カードを返却して、代わりに顔写真やＩＣチップが入った「個人番号カード」を受け取ることもできる。

マイナンバー制度では国が国民の情報を一元的に管理することを懸念する向きもがあるが、情報を一元的に管理する機関は存在しない。 各省庁はこれまで通り、それぞれの役所で把握している国民の情報にマイナンバーを付けて管理する。そして、他の省庁と情報をやり取りする際は、 これまた各省庁がそれぞれ独自に付けた「符号」を使って情報を交換する。マイナンバーを使っての情報のやり取りは禁止されている。 省庁間の情報交換は、新たに設置される「情報提供ネットワークシステム」を通じて行われる。 このシステムは各省庁が独自に付けた符号同士を結びつけるだけで、各省庁が管理しているマイナンバーの情報にはアクセスできないようになっている。

役所への申請や給付の手続きは国民だけでなく、企業も関係してくる。そのため法人にも「法人番号」というナンバーが付与され、 役所への申告書類の提出には法人番号を記載することになる。主なものとしては、社員の給与所得の源泉徴収、住民税の特別徴収、 報酬や配当、不動産の使用料などの法定調書、年末調整、社会保険料の支払いや各種の異動・変更手続きなどがある。 そのため、会社は社員とその扶養家族のマイナンバーを収集する必要がある。

すべての会社は行政機関がマイナンバーを利用した事務を行うにあたり補助的に他人のマイナンバーを使う 個人番号関係事務実施者 になる。そして、健康保険組合や企業年金（確定給付・確定拠出年金）を持つ一部の企業は 「情報提供ネットワークシステム」を通じて情報をやり取りするため 個人番号利用事務実施者 となり、 一段と厳格な規定が適用される。